Статьи

Воинский учет в IT-компаниях, или как сохранить ценные кадры

За последние несколько лет в России значительно усилился контроль за ведением учета военнообязанных и призывников. Однако многие из них за это время успели стать ценными IT-специалистами, потеря которых могла бы затормозить важные рабочие процессы. В связи с этим у владельцев IT-компаний все чаще стал возникать вопрос: как в сложившейся ситуации сохранить кадры и при этом избежать проблем с законодательством?
В нашем материале мы постараемся ответить на него, а также разберем пошаговый алгоритм постановки IT-компании на воинский учет и способы его поддержания в актуальном состоянии.

Содержание:

1) Зачем это нужно?
2) Алгоритм постановки компании на ВУ.
3) Поддержание ВУ в актуальном состоянии.
4) Минимизация рисков в области ВУ.
  • Внутренний аудит персонала
  • IT-аккредитация и IT-отсрочка
  • Перевод работников из зоны риска на “удаленку”
  • Работа с ИП и самозанятыми
  • Работа с повестками работников
  • Бронирование сотрудников от мобилизации
5) Выводы.

Зачем это нужно?

Еще в октябре прошлого года значительно выросли штрафы за нарушения, допущенные компаниями в сфере воинского учета (до 400-500 тыс. руб.). Кроме того, уже с 1 ноября этого года заработает единый электронный реестр воинского учета (ЭРВУ), который упростит контроль за военнообязанными и сделает всю систему более прозрачной.
Некоторые владельцы компаний пытались избежать постановки на воинский учет, ссылаясь на небольшую численность штата, получая IT-аккредитацию или переводя своих работников в дистанционный формат. Однако ни одна из этих мер не застрахует от государственной проверки, которая может произойти в любой момент. Военный комиссариат проверяет деятельность компании за последние три года и в случае выявления одного или нескольких длящихся правонарушений может взыскать штрафы вплоть до нескольких миллионов.
Чтобы избежать подобной участи, рекомендуем вам ответственно подойти к ведению воинского учета, а если вы еще на него не перешли, - изучить этот вопрос как можно скорее.

Алгоритм постановки компании на ВУ

Для постановки на воинский учет (ВУ) вам потребуется собрать и представить в военный комиссариат целый ряд документов. При его подготовке вы можете опираться на Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, где представлены образцы всех необходимых актов.
Итак, что же вам предстоит сделать?
Шаг 1. Обратиться в военкомат по месту регистрации
Это нужно для того, чтобы уточнить график для приема работодателей по вопросам первичной постановки на ВУ. Сами документы вы можете направить почтой или - после введения ЭРВУ - через личный кабинет Госуслуг.

Шаг 2. Назначить лицо, ответственное за ВУ по компании
В его роли могут выступать:
1) работник отдела кадров;
2) руководитель;
3) внешний совместитель (аутсорс).
В последнем случае предполагается поиск человека, который подготовит первичный пакет документов ВУ и установит связь с военкоматом, после чего работа по поддержанию документооборота в актуальном состоянии перейдет в руки одной из первых двух категорий. Но все равно помните, что в конечном счете ответственность за нарушения будет нести только должностное лицо компании или руководитель, а не внешний совместитель.
Обратите внимание, что обязанность по ведению документов ВУ, а также конкретный перечень функций работника должны быть прописаны в должностной инструкции или трудовом договоре.
Шаг 3. Собрать документы ВУ работников
На основании этих документов необходимо подготовить Личные карточки гражданина, подлежащего воинскому учету (форма 10).

Шаг 4. Заполнить специальную форму на организацию (форма 18)

Шаг 5. Заполнить План работы по ВУ компании и бронированию граждан
Он заполняется на следующий год и подается до 31 декабря текущего года. Например, до 31 декабря 2024 года необходимо подать план работы на 2025 год.
Все перечисленные документы, а также учредительные документы компании необходимо направить в военкомат по месту регистрации. Будьте готовы внести возможные корректировки, так как требования по оформлению могут отличаться. Если регистрация в военкомате пройдет успешно, то вашей компании присвоят индивидуальный регистрационный номер. Обычно его проставляют в правом верхнем углу формы 18.

Поддержание ВУ в актуальном состоянии

К сожалению, одной регистрации в военкомате недостаточно: после нее вам предстоит следить за тем, чтобы документы ВУ оставались в актуальном состоянии. Для этого вам необходимо иметь в виду следующие документы:
  • Журналы регистрации входящих и исходящих документов по ВУ
  • Сведения о принятых и уволенных работниках
  • Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
  • Списки сверок с военными комиссариатами
  • Форма №18
  • Форма №6
  • Форма №11 МУ
  • Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на ВУ
  • Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на ВУ
  • Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на ВУ
  • Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе
  • Листки сообщений об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете (меняться могут семейное положение, сведения об образовании, структурное подразделение организации, должность, место жительства или место пребывания, состояние здоровья). Полученный от руководителя листок работник должен подать в военкомат. При подаче выдается корешок со специальной отметкой, который необходимо вернуть по месту работы
  • Журнал учета-выдачи листков сообщений
В том случае, если вы хотите забронировать сотрудников от мобилизации, вам могут дополнительно потребоваться:
  • Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (форма №6)
  • Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами (руководителями, специалистами, квалифицированными рабочими и служащими) на период мобилизации (форма №19)
Чтобы вам было проще ориентироваться в сроках подачи перечисленных документов, мы подготовили небольшую таблицу-памятку:

Минимизация рисков в области ВУ

Внутренний аудит персонала

Теперь, когда мы разобрались с основным пакетом документов и порядком действий при постановке на ВУ, предлагаем вам оценить, насколько для вашей компании велик риск потери ценных кадров и с помощью каких инструментов им можно управлять.
Для начала нам необходимо понять, кто из сотрудников находится в зоне риска. Для этого нужно проанализировать штат компании в соответствии с:
  • возрастом и образованием;
  • наличием документа ВУ (военного билета, приписного свидетельства, мобилизационного предписания, справки);
  • актуальным местом жительства по учету в военкомате;
  • наличием отсрочек по здоровью, учебе, семейным причинам и/или перспективам их получения.
Некоторые женщины также бывают военнообязанными, если имеют военно-учетную специальность в области связи, вычислительной техники, оптических и звукометрических средств измерения и метеорологии, медицины, полиграфии и картографии.
Из всех выявленных сотрудников компании под ВУ попадают:
  • мужчины призывного возраста (с 18 до 30 лет);
  • мужчины, пребывающие в запасе (с 30 лет и до предельного возраста нахождения в запасе);
  • женщины с военно-учетной специальностью.
Для нас ключевой отметкой является возраст 30 лет: по его достижении работника отправляют в запас. В этом случае ему будет необходимо самостоятельно посетить военкомат со своими личными документами, чтобы получить военный билет или справку вместо него.
Что касается предельного возраста нахождения в запасе, то в зависимости от разряда и звания он может составлять от 35 до 60 лет. Однако в настоящий момент наблюдается общая тенденция на увеличение этого срока на 5 лет. Окончательный перевод на повышенный срок будет осуществлен до 1 января 2028 года.

IT-аккредитация и IT-отсрочка

Если вы управляете компанией, у которой имеется IT-аккредитация, ваши работники имеют право на оформление отсрочки от призыва. Для этого они должны:
  • иметь гражданство РФ;
  • иметь образование по специальности из списка, утвержденного правительством;
  • работать по трудовому договору на основной работе в компании не менее 11 месяцев перед началом призыва;
  • работать по трудовому договору на основной работе в компании в течение года после окончания вуза (без предъявления требований к стажу).
Обратите внимание, что, если работник в течение последних 11 месяцев перед началом призыва уволился из одной аккредитованной компании и перешел в другую аккредитованную компанию, он все равно находится в зоне риска. Работодатель мог просто не успеть включить его в списки, поданные в военкомат, и повестка может прийти на адрес уже нового работодателя. Очевидно, что при переходе на новую работу призывнику нужно быть очень внимательным к срокам подачи списков и не увольняться в августе и феврале.
Чтобы получить отсрочку от призыва, IT-компания должна не позднее чем за 50 календарных дней до начала нового призыва подать в Минцифры списки призывников с правом на IT-отсрочку. Если у работодателя нет аккредитации или он ее лишился, то и его работники не могут претендовать на IT-отсрочку.

Перевод работников из зоны риска на “удаленку”

Перевод некоторых работников на дистанционный режим работы хорош тем, что в таком случае работодателю неизвестно фактическое местоположение работника и повестку под подпись вручить не получится.
Для перевода в удаленный формат необходимо:
  • Указать условия о дистанционной работе в трудовом договоре и/или Положении о дистанционной работе компании (так работодатель сможет подтвердить надлежащее исполнение обязанности обеспечить явку сотрудника в военкомат)
  • Иметь электронную подпись (наличие такое подписи позволит ему дистанционно подписать карточку гражданина, подлежащего ВУ в организации; в противном случае придется вести обмен документами по почте)
Работник, находящийся за границей более 6 месяцев и не планирующий возвращаться в Россию, обязан сняться с ВУ удаленно. Сделать это он может либо по почте, либо через представителя по доверенности. Работодатель, в свою очередь, не должен включать таких сотрудников в документы по ВУ.

Работа с ИП и самозанятыми

Только в трех случаях компания может избежать ведения ВУ:
  • если компания функционирует в форме ИП;
  • если в штате нет военнообязанных работников;
  • если сотрудники оказывают компании услуги по гражданско-правовым договорам от имени ИП или самозанятого.
Что касается совместителей в компании, то между ними и основными работниками законодательство никакой разницы в данном вопросе не проводит. Соответственно, на них в любом случае нужно подавать сведения в военкомат.
Прибегая к данному способу защиты кадров, имейте в виду следующие трудности:
  • договор ГПХ может быть в некоторых случаях признан трудовым по результатам проверки трудовой инспекцией или по иску работника;
  • если сотрудник ранее состоял в штате и с момента его увольнения не прошло двух лет, компания не может с ним снова заключить договор уже как с самозанятым;
  • после введения с 1 ноября 2024 года ЭРВУ право на регистрацию нового ИП или самозанятого для гражданина, не явившегося по повестке в военкомат, будет ограничено.

Работа с повестками работников

Вручение повесток - это неотъемлемая часть комплектации военных кадров, поэтому государство может потребовать от работодателя содействия в обеспечении явки призывника.
Повестка может прийти по юридическому адресу компании двумя способами: по почте с уведомлением о вручении или лично представителем военкомата или местной администрации. Самое главное - до введения ЭРВУ надлежащим образом врученной повесткой считается только та, которую вручили под подпись представителю компании или призывнику.
Может возникнуть и такая ситуация, что военкомат потребует лично явиться сотрудника по ведению ВУ компании с целью вручить ему список призывников вместе с оригиналами повесток. Всегда есть возможность этот запрос проигнорировать, но будьте готовы столкнуться с административным штрафом или - в условиях мобилизации - с более серьезными последствиями.
Какие способы вручения повестки есть у работодателя?
  • лично работнику - если для него установлен обычный или гибридный (комбинированный) график работы;
  • по электронной почте или телефонограммой - если работник работает дистанционно (момент получения повестки необходимо зафиксировать актом в свободной форме).
Если у работника есть IT-отсрочка, ему необходимо лично явиться в военкомат и подтвердить свое право на нее. Для этого ему потребуются справка с работы, диплом, паспорт и документ ВУ.

Бронирование сотрудников от мобилизации

Как таковой воинский учет делится на общий и специальный: если общий распространяется на большинство военнообязанных сотрудников, то на специальном учете состоят работники, забронированные от мобилизации. В последнем случае необходимо будет уточнить порядок взаимодействия с Территориальной комиссией по бронированию граждан, а также подготовить пакет дополнительных документов, которые мы перечислили выше.
Какие компании имеют право на бронирование сотрудников?
  • компании, работающие по госконтрактам в оборонно-промышленном комплексе;
  • компании, участвующие в выполнении заданий на поставку продукции (работ, услуг) для госнужд РФ или субъектов РФ в рамках кооперации;
  • компании, обеспечивающие безопасность государства (силовые ведомства) или жизнедеятельность населения (энергетика, транспорт);
  • компании, выполняющие задачи, установленные госорганами и органами местного самоуправления.
Работодатель может обратиться с заявлением об отсрочке на 12 месяцев для конкретного сотрудника в местную призывную комиссию по мобилизации. Делать это стоит заблаговременно, так как процесс бронирования занимает довольно много времени.

Выводы

Для любого работодателя важно не только поставить свою компанию на воинский учет и подготовить все необходимые документы, но и понимать, каким образом он может защищать своих работников от призыва. Для этого нужно быть готовым принимать кадровые и управленческие решения, правильно работать с повестками, поддерживать связь с военкоматом и, конечно же, следить за новостями в сфере законодательства. Этот процесс может казаться сложным и трудоемким, однако, если государство предоставляет IT-компаниям способы сохранить свой персонал, ими стоит непременно воспользоваться.
За помощью в юридической корректировке работы IT-компаний можете обращаться по телефону +7 (969) 790-00-90, писать в телеграмм @aglrequest или по электронной почте info@ag-legal.ru
Также подписывайтесь на наш канал, где мы отслеживаем новости права для ИТ-компаний.
2024-07-26 14:00